Felipe Díaz, profesional de Finanzas y referente para el Proyecto RCD del Servicio de Salud Metropolitano Central (SSMC), destaca como el nuevo sistema de gestión administrativa, correctamente aplicado, permitirá además simplificar tareas, ahorrando tiempo y recursos.

Durante los últimos meses, tal como lo han hecho los clínicos, los equipos administrativos de nuestros establecimientos también han estado trabajando intensamente en el proyecto Red Central Digital. Levantamiento de procesos, visitas, revisión de casos de uso y ajustes a la plataforma han sido parte de lo realizado, con miras a la implementación gradual del sistema de gestión administrativa, parte fundamental de la iniciativa y que sustenta la atención de salud.

Felipe Díaz Araos ha participado activamente de este proceso. Profesional del departamento de Finanzas de la Dirección del SSMC, y referente administrativo para el proyecto, destaca las ventajas y expectativas ante el sistema de soporte administrativo que comenzará a implementarse gradualmente el tercer trimestre de este año, primero en la Dirección del SSMC y luego en el CRS Maipú, algunos centros de Atención Primaria y en el Hospital de Urgencia Asistencia Pública. 

¿En qué se ha concentrado el trabajo que han realizado hasta ahora?

Este es un sistema de gestión administrativa que, de hecho, funciona en otros servicios públicos. Pero necesitamos que se adecúe a nuestro quehacer, a lo que nosotros hacemos habitualmente, para que cuando lo vea nuestra comunidad funcionaria no le parezca otro mundo ni que va a tener que hacer más trabajo. Hemos sido muy cautos en dejar muy claro que no se va a duplicar trabajo, salvo excepciones durante la implementación cuando es obvio que hay una carga mayor; pero que en el día a día no se duplique. Es más, la idea es que se facilite el proceso administrativo.

Además de disminuir el trámite en papel, uno de los procesos que se va a facilitar es el de las firmas. Queremos enfocarnos en compras y abastecimiento. Este sistema interactúa directamente con el de registro clínico electrónico, a través del sistema de abastecimiento, porque por ahí entran los medicamentos, los insumos y eso es transversal a todos los servicios clínicos; y también por la cuenta del paciente, donde se obtiene todo lo que se le hizo para recuperar la salud. El resto son temas administrativos, de reportabilidad porque necesitas control de lo que estás haciendo, pero nos enfocamos en el proceso de compra, precisamente por lo mucho que interactúa con lo clínico.

¿Quiénes han participado durante este proceso?

En general participan siempre los referentes administrativos de cada establecimiento para el proyecto, pero además se han preocupado de traer a sus expertos de cada área. En una reunión de inventario traen gente experta de bodega, eso ha enriquecido el diálogo y nos ha servido para hacer un catastro de cómo se trabaja en los establecimientos. Porque uno de los objetivos a través del sistema es poder estandarizar nuestros procesos. Tomar lo bueno que hace Hospital El Carmen; lo mejor que hace el Hospital de Urgencia Asistencia Pública y armar un sistema en red, que funcione lo mejor posible.

¿Por qué partir primero por el sistema de gestión administrativa?

Porque es la base de todo lo que viene hacia adelante. La parte clínica, para sustentarse, tiene que hacerlo sobre esto, o cuando el médico vaya a recetar algún medicamento y no exista bodega en el sistema, no exista una farmacia, no podrá hacerlo. Necesariamente tenemos que partir por ahí.

Y vamos a partir por la Dirección del Servicio, porque es mucho más contenida que un hospital, aunque los procesos en sí son los mismos. Nos va a servir de marcha blanca, vamos a ir revisando toda la casuística, estamos en el levantamiento de las observaciones que hicieron los referentes y del cumplimiento, por parte de la empresa, de las mejoras para poder salir con esto en producción.

La Dirección además va a estar en contacto con los referentes, ellos van a poder ver cómo opera el sistema instalado y funcionando acá, para en las semanas siguientes comenzar a trabajar gradualmente en los distintos establecimientos.

¿Cuáles son las diferencias con otros sistemas?

Una queja que tenemos en toda la administración, es que los sistemas no conversan entre sí. Tengo que bajar la información de un sistema y transformarla para subirlo a otro, ordenarla de otra manera para que empiecen a funcionar. Acá tendremos un sistema completo y transversal, que podrá generar al mismo tiempo reportes de registro clínico y reportes de gestión administrativa. Y a través de lo administrativo podré visualizar lo que ocurre en lo clínico, y también al revés. 

Que estén conversando los sistemas a nivel de establecimientos ya es importante, pero a nivel de red es un hito. Vamos a tener un sistema que está conectado con toda la red. La integración del sistema es una forma de potenciar la integración de la red y, sobre todo, de estandarizar procesos.

¿Qué destacarías como ventajas del nuevo sistema?

Para mí, el tiempo es un factor súper importante. Tener un sistema interconectado y que funcione bien te va a ahorrar mucho tiempo en trabajos que resultan no ser difíciles, pero sí tediosos y repetitivos. Te va a permitir liberar espacio para trabajar en tareas más de análisis, que requieran más al funcionario y menos una persona que cuenta. Entonces, lo principal es el tiempo.

Aparte, una de las metas es que todos los procesos de recepción de compra sean con firma digital. No volver a imprimir el papel. Y el tiempo que tarda ese papel en ir de un escritorio a otro, además del riesgo que se pierda, ya no van a existir. Estás minimizando riesgo, ahorrando tiempo, recursos, por lo tanto, para mí es una herramienta muy buena, cuando logremos usarla como corresponde.

Otra de las solicitudes principales es que el sistema haga precisamente lo que no se está haciendo ahora: controlar por lote; controlar por vencimiento; controlar las mermas; que el insumo se vaya a gasto cuando realmente es gasto y que se active de manera que puedas tener el control de ese activo en los inventarios; todos esos procesos de bodega más finos, que son parte del día a día de bodega, se van a poder hacer en el sistema y son las principales cosas que la gente de bodega pide.

Pero lo principal es el ahorro de tiempo para invertir en cosas que, en general por el día a día, no alcanzas a hacer. Tener más tiempo va a permitir que puedas hacer tu trabajo mejor. Y a las cosas que ahora les dedicas poco tiempo, dedicarles más, porque no tienes que estar preocupado de contar y recontar las cosas en bodega, porque tienes seguridad que el sistema lo tiene bien hecho.

Lo mismo con las recepciones, no tienes que estar gestionando que la otra persona te reciba tal cosa, porque tiene un correo en el sistema, puedes hacerlo por ahí, y te quedas con la recepción de forma instantánea. El tiempo que se va a ganar con el sistema administrativo implementado y la seguridad que te puedes ir a tu casa tranquilo, porque el trabajo está bien hecho.